私が仕事を早く終わらせるためにやっていること全部

「残業できないなら、定時までに全部終わらせるしかない」

時短勤務になってから、私はそう腹をくくりました。

子どものお迎えがある。夕飯を作らないといけない。残業している時間なんてない。

子どもに早く会いたい！！！

でも仕事の量は、フルタイムのころとそこまで変わらない。

だから私は、時短勤務でも「早く終わらせるための仕組み」を本気で考えるようになりました。

もともとフルタイムで働いている時も繁忙期を除き、ほとんど残業はしないスタイルで仕事してきました。

この記事では、私が実際にやっていること全部を、包み隠さずお伝えします。

①朝イチの15分で「今日やること」を決める

朝、席についてまず最初にやるのが「今日やること」を頭の中で整理します。

ポイントは、「今日中に絶対終わらせないといけないもの」を決めること。

そしてそこから期限に合わせて優先順位を決めます。

集中力が高い午前中に、頭を使う仕事を全部持ってきます。

資料作成・文章を書く・難しいメールの返信など。これらを午後に回すと、疲れた頭でやることになってクオリティも時間も余計にかかります。

午後は、確認作業・簡単なデータ入力・会議など「頭をあまり使わない作業」に当てるようにしています。

私に届くメールはできる限りすぐレスポンスしています。

私のレスポンス待ちで相手の仕事を止めてしまう場合があるので、それだけは避けるようにしています。

似たような文章を毎回ゼロから書くのは、時間のムダ。

メールの定型文、報告書のフォーマット、議事録の雛形……よく使うものは全部テンプレートにして、フォルダに保存しています。

最初に作る手間はかかりますが、2回目以降は「コピーして少し直すだけ」。積み重なると、ものすごく時間が節約できます。

翌日の朝、何から手をつければいいかわからない状態をなくすために、退勤前に「翌日やること」頭のなかで整理します。

そして引き出しに途中の仕事をしまうとき優先順位が高いものを上にしてしまいます。

このひと手間があるだけで、翌朝のスタートが全然違う。悩む時間がゼロになって、すぐに仕事に入れます。

地味ですが、これが積み重なると相当な時間が節約できます。

コピー＆ペースト、元に戻す、名前をつけて保存、検索……よく使う操作はすべてショートカットキーで完結させます。マウスに手を伸ばす時間すら惜しいと思ってからは、気になるショートカットを見つけたらすぐにメモして使うようにしました。

最初は慣れるまで少し時間がかかりますが、1週間もすれば自然と指が動くようになります。特にExcelやWordをよく使う方には特におすすめです。

「あとでやろう」と思った小さなタスクが、夕方になって一気に積み上がっている——そんな経験はありませんか？

5分以内で終わる仕事は、発生したその瞬間にやってしまうのが鉄則です。書類のファイリング、簡単な確認メール、数字の転記など、後回しにしてしまいがちな小さなタスクこそ、溜めないことが大事。積み重なると対処するのが億劫になり、さらに先延ばしされてしまいます。

一人でうんうん悩んでいる時間は、もっとも非効率な時間のひとつです。

わからないことが出てきたら、できるだけ早く確認するようにしています。「こんなこと聞いていいのかな」という遠慮が、結局一番時間を無駄にします。聞くことは恥ずかしいことじゃないし、むしろ早めに確認する人の方が仕事が速いと評価されることが多いです。

聞く前に「自分なりの仮説」を持っておくと、より短時間で解決できます。「〇〇だと思うのですが、合っていますか？」という聞き方が、相手の時間も取らせず、自分の理解も深まる一番いい方法です。

これ、最初は受け入れるのが難しかったのですが、今は大切にしている考え方です。

完璧を目指すと、どこまでも時間がかかります。でも、仕事のほとんどは「80点で十分」です。特に定時退社を目指すなら、「今の自分にできるベストで出す」という割り切りが必要です。

もちろん、クオリティが求められる場面はきちんと時間をかける。でも、すべての仕事に100点を求めていたら、時間はいくらあっても足りません。「どこに力を入れるか」を選ぶこと自体が、仕事のスキルだと思っています。

私がやっていることを並べると、特別なことは何もありません。他にもありますが、とりあえず取り組みやすいものをあげてみました。そして、これを「毎日続けること」が大事。

残業できない環境って、最初はプレッシャーだったけれど、今は「仕組みを作る練習の場」だと思っています。これからも日々自分をアップデートしていきたいと思っています。

同じようにギリギリで働いているワーママの方に、少しでも参考になれば嬉しいです。