保育園の急な呼び出しに、ビクビクしながら仕事をしていませんか？
私も、以前は同じでした。
特に入園したばかりの頃は、何度も仕事を途中で切り上げて子どもを迎えに行っていました。
だからこそ今は、「急に帰ることもある」という前提で仕事を進めています。
この記事では、実際に私が実践している仕事の進め方を4つ紹介します。
仕事を仕組み化することで、急なお迎え要請があっても、安心して「お迎えがあるので帰ります」と伝えられるようになります。
急なお迎え要請で仕事に支障が出る理由
急なお迎え要請で慌ててしまうのには理由があります。
まずは、仕事に支障が出やすい理由を見ていきましょう。
引き継ぎの時間がない
急なお迎え要請がある理由の多くは、子どもの体調不良です。
体調が悪いまま保育園で過ごすのは子どもにとってもつらく、ほかの子にうつしてしまう可能性もあるため、できるだけ早く迎えに行かなければなりません。
子どもも、早く安心できる自宅でゆっくり休みたいはずです。
そのため、急なお迎え要請があったときは、今やっている仕事を丁寧に引き継ぐ時間はほとんどありません。
自分しか分からない状態が一番危険
子どもが体調不良になると、翌日も仕事を休まなければならないことは少なくありません。
急ぎの仕事がある場合は、同僚に引き継ぎをお願いする場面もあるでしょう。
しかし、書類の保管場所や仕事の進捗状況が自分しかわからない状態では、同僚は確認作業に時間を取られてしまいます。
その結果、本来の業務が進まず、職場に迷惑をかけてしまうかもしれません。
また、仕事が予定どおり進まなければ、クライアントに納期の延長をお願いしなければならない場合もあります。
そうなると、社内だけでなく社外にも迷惑をかけてしまうでしょう。
私はこの状況を避けるために、「自分しかわからない仕事を作らない」ことを意識するようになりました。
ワーママが実践する仕事の進め方4選
ここからは、私が実際に続けている仕事の進め方を4つ紹介します。
- 案件ごとに資料をまとめて管理する
- 締切2日前完了ルール
- その日に終わる仕事はその日のうちに終わらせる
- 退社時は優先順位順に仕事をしまう
どれも今日からできることばかりです。
ぜひ、できそうなものから取り入れてみてくださいね。では、ひとつずつ紹介します。
①案件ごとに資料をまとめて管理する
私は、紙の資料は案件ごとにクリアファイルへ入れて管理しています。
関連する資料をひとつにまとめておくことで、必要な資料を探す時間を減らせます。
現在はデータで管理することも多いため、データも案件ごとにフォルダを作成し、関連資料をすべて保存しています。
また、注意点や引き継ぎが必要な内容は、付箋や蛍光マーカーでわかるように残しています。
私は、「〇月〇日までに発送予定」など、その案件の進捗がすぐにわかる内容を付箋に書いて貼っています。
このようにしておくことで、急なお迎え要請で休むことになっても、スムーズに引き継ぎができます。
同僚も状況を把握しやすくなるため、安心して仕事を任せられるでしょう。
②締切2日前完了ルールを作る
私は、仕事は締切当日に完成させるのではなく、2日前までに終わらせることを意識しています。
なぜなら、子どもの発熱や保育園からの急なお迎え要請で、予定が大きく変わることがあるからです。
2日前までに仕事を終わらせておけば、間違いに気づいたり修正が必要になったりしても、締切まで余裕を持って対応できます。
また、締切当日に急に休まなければならなくなっても、「提出済みなので休みます」と安心して伝えられます。
締切間際に焦ることがなくなり、精神的にも余裕を持って仕事ができるようになりました。
③その日に終わる仕事はその日のうちに終わらせる
私は、「明日やろう」をできるだけ減らすように意識しています。
提出期限が先の仕事を除き、毎日退社するまでに、その日中に終わる仕事はできるだけ片付けて帰るようにしています。
例えば、メールの返信や簡単な資料作成、確認作業などは当日中に終わらせています。
小さな仕事ほど後回しにしがちですが、気づくと未処理の仕事が増え、忙しい時期に仕事が重なってしまいます。
その日の仕事をその日のうちに終わらせることで、急なお迎え要請で休むことになっても影響を最小限にできます。
「急ぎの仕事はないので休みます」と安心して伝えられるのも、この習慣のメリットです。
④退社時は優先順位順に仕事をしまう
仕事の書類をしまうときも、少し工夫しています。
退社前に書類を整理し、優先順位の低いものから順に引き出しへしまいます。
こうしておくと、優先順位の高い仕事が一番上にくるため、翌日引き出しを開けたときに「何から取りかかるべきか」がすぐにわかります。
仕事の抜け漏れや、対応を忘れてしまうことも防ぎやすくなります。
この方法のおかげで、私は出勤後すぐに仕事へ取りかかれるようになり、翌朝の自分が助かっています。
また、急なお迎え要請や欠勤で同僚に引き継ぐことになっても、引き出しを上から確認するだけで優先順位の高い仕事がわかります。
引き継ぎもスムーズになり、同僚の負担を減らせています。
まとめ｜急なお迎え要請に強いワーママは「仕組み」で働いている
急なお迎え要請で仕事に支障が出る理由は主に2つあります。
- 引き継ぎの時間がない
- 自分しか仕事の状況がわからない状態
この記事で紹介した仕事の進め方は次のとおりです。
仕事を仕組み化することで、急なお迎え要請があっても、安心して「お迎えがあるので帰ります」と伝えられるようになります。
また、仕事の進め方を見直すことで、定時で帰れる日が増え、気持ちにも余裕が生まれるでしょう。
子どもと過ごせる時間は、今しかない大切な時間です。
ぜひ、できることからひとつずつ取り入れてみてください。
私が実践している定時退社の工夫は、こちらの記事で詳しく紹介しています。
