事務職の仕事の早い人がやっているExcelショートカット＆時短技まとめ

事務歴18年の私が、周りの「仕事が早い人」を観察して気づいたこと。それは、Excelの使い方が根本的に違うということ。マウスをほとんど使わず、手が止まらない。その秘密はショートカットと時短技の習得にありました。

まず覚えるべき！超基本ショートカット

氏名から名字だけ抽出、電話番号のハイフンを統一など、パターンを認識して自動補完してくれる神機能。

Excel 2019以降はXLOOKUPが使えます。左方向への検索もでき、エラー時の処理も簡単です。

データの集計・クロス集計がドラッグだけでできます。関数なしで分析できるので、定例レポートが激速になります。

数値に応じてセルの色が変わるよう設定しておくと、異常値の発見がひと目でできます。

ショートカット以外にも、設定を変えるだけで作業が格段に速くなる方法があります。

Excelの左上にある「クイックアクセスツールバー」には、よく使うコマンドを追加できます。「印刷プレビュー」「フィルター」「条件付き書式」など、自分がよく使う機能をここに入れておくと、リボンを探す手間がゼロになります。Alt+数字キーで呼び出せるので、マウスなしで操作できるようになります。

毎月・毎週使うフォーマットは、テンプレートとして保存しておきましょう。レイアウト・関数・書式設定がすでに入った状態からスタートできるので、ゼロから作る時間がなくなります。「上書きしないようにコピーしてから使う」習慣をつけておくと、誤操作も防げます。

セルに「入力規則」を設定しておくと、決まった値しか入力できないようにできます。プルダウンリストにしておけば手入力ミスがゼロになり、後からのチェック・修正時間も大幅に削減できます。チームで使う共有ファイルには特に有効な設定です。

「覚えようと思っても、つい使い慣れた方法に戻ってしまう」というのはあるあるです。そこで私が実践した習得法をご紹介します。

一度にたくさん覚えようとすると挫折します。今日はCtr+Hだけ、明日はCtrl+Gだけ、というように1日1個に絞って使い続けると、1ヶ月で30個近く身につきます。最初は意識して使う必要がありますが、2週間も続ければ自然と指が動くようになります。

マウスに手を伸ばしそうになったときに「これ、キーボードでできないかな？」と一瞬考える習慣をつけるだけで、気づくと多くの操作をキーボードで完結できるようになります。最初は少し遅くなる感覚がありますが、それは成長の証拠です。

よく使うショートカット一覧をA4一枚にまとめて、モニターの横に貼っておきましょう。「あれ何だっけ」と調べる時間がなくなり、目に入るたびに自然と記憶が定着していきます。自分がよく使うものだけ手書きで書き出すと、さらに覚えやすくなります。

すべて一度に覚えようとしなくてOK。私も最初はコピー＆貼り付けからでした。仕事がはかどることが実感できるとどんどん覚えたくなってきます。まず「今日の業務でよく使う操作」を1つショートカット化するだけでも、積み重ねれば大きな時短になります。